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    使用Microsoft Word最常犯的错误

    点击:   发布日期:2013-08-05

    本文来自 www.020fix.com

     Microsoft Word一个看起来很简单实际上并不简单的软体,版本从Office 97、2000、XP(2002)、2003,一直到现在的2007版,功能一直的在加强,愈来愈好用。
      大部份的人用Word都能很容易进入状况,简单的把文字输入到萤幕中,打出自己想要的文件,这也是Word的优点「简单易用」。所以大概很少人会去看有关Word的书籍吧! 想说这东西这么简单怎么还需要看书呢?
      也因为这个原因,大多数人打出来的Word文件都没有照着正确格式来走,也许列印出来和你打出来的是一样的,可是背后的格式设定、多馀的空白键...乱七八糟的,所以你只有办法打一、两页的文件,当你想打长一点的文件时,苦的是要帮你收拾烂摊子的人。
      在开始之前,我先说明一下,什么样的文件适合在Word打,真的要搞清楚。所有的表格、文件...都适合在Word打,而需要自动计算、分析的文件就需要到Excel去打。
      我以前认识一个人,他不管什么文件都喜欢打在「Excel试算表」里。有一次,我看见他把很长的公司规章也打在Excel时,我以人道精神进行道德劝说,像这样的东西应该要打在Word比较好,他不信,他说:「我比较会用Excel,所以打在Excel比较好改」,规章这种东西是会改的,尤其是公司还在讨论每一条的细项时,所以当每次开会持续的在修改这份公司规章时,他每次都要花很长的时间在调整格式、插入列、调整页数数字...,最后我当然是不管他,他喜欢把自己搞的很忙,怪谁?我看他倒是很自得其乐,以为这样就是「很会Excel」。
      简单易用的Word骨子里有些简单的规则需要我们来遵守,遵守这些规则能帮助我们日后能很快的修改原有的文件,底下我先列出几个许多人常犯的错误,供各位参考。

    一、Enter与Shift+Enter
      在Word中,最最最基础、同时也是重要的就是Enter与Shift+Enter,尽管如此的重要与基础,可是却很容易被人忽略,甚至还有很多人还不晓得有这个Shift+Enter,而拼命的使用Enter来换「行」。
     如上图所示,这三行文字里有两个段落,第一、二行为第一个段落,第三行为第二个段落。所以当你在同一个段落时想要换行时,就应该要打「Shift+Enter」。
      没有按照这个规则的话,当你调整「段落间距」时就会大乱,使用「自动编号」时也会乱七八糟,所以遵守正确的格式来打文件,可以让你使用更多、更快速的功能来帮你管理文件。
    二、没有使用缩排
      第一行的段落用二个空白键来缩排文字是一个很不好的习惯,当你想每一行都自动的帮你空两个字时,你最好乖乖的使用「缩排」的功能。
     你可以透过两个方式来使用「缩排」的功能,
    一、使用工具列上的「格式(O)\段落(P)」,在「缩排与行距(I)」页签里就可以做「缩排」的设定。
    二、直接用滑鼠拖曳尺规上的「首行缩排」、「首行凸排」、「左边缩排」及「右边缩排」。
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    1# 大 中 小 发表于 2007-7-13 20:38  只看该作者
    [原创]一般使用Microsoft Word最常犯的错误
    本文出处:电瘾院:一般使用Microsoft Word最常犯的错误
    Microsoft Word
      Microsoft Word一个看起来很简单实际上并不简单的软体,版本从Office 97、2000、XP(2002)、2003,一直到现在的2007版,功能一直的在加强,愈来愈好用。
      大部份的人用Word都能很容易进入状况,简单的把文字输入到萤幕中,打出自己想要的文件,这也是Word的优点「简单易用」。所以大概很少人会去看有关Word的书籍吧! 想说这东西这么简单怎么还需要看书呢?
      也因为这个原因,大多数人打出来的Word文件都没有照着正确格式来走,也许列印出来和你打出来的是一样的,可是背后的格式设定、多馀的空白键...乱七八糟的,所以你只有办法打一、两页的文件,当你想打长一点的文件时,苦的是要帮你收拾烂摊子的人。
      在开始之前,我先说明一下,什么样的文件适合在Word打,真的要搞清楚。所有的表格、文件...都适合在Word打,而需要自动计算、分析的文件就需要到Excel去打。
      我以前认识一个人,他不管什么文件都喜欢打在「Excel试算表」里。有一次,我看见他把很长的公司规章也打在Excel时,我以人道精神进行道德劝说,像这样的东西应该要打在Word比较好,他不信,他说:「我比较会用Excel,所以打在Excel比较好改」,规章这种东西是会改的,尤其是公司还在讨论每一条的细项时,所以当每次开会持续的在修改这份公司规章时,他每次都要花很长的时间在调整格式、插入列、调整页数数字...,最后我当然是不管他,他喜欢把自己搞的很忙,怪谁?我看他倒是很自得其乐,以为这样就是「很会Excel」。
      简单易用的Word骨子里有些简单的规则需要我们来遵守,遵守这些规则能帮助我们日后能很快的修改原有的文件,底下我先列出几个许多人常犯的错误,供各位参考。

    一、Enter与Shift+Enter
      在Word中,最最最基础、同时也是重要的就是Enter与Shift+Enter,尽管如此的重要与基础,可是却很容易被人忽略,甚至还有很多人还不晓得有这个Shift+Enter,而拼命的使用Enter来换「行」。

      如上图所示,这三行文字里有两个段落,第一、二行为第一个段落,第三行为第二个段落。所以当你在同一个段落时想要换行时,就应该要打「Shift+Enter」。
      没有按照这个规则的话,当你调整「段落间距」时就会大乱,使用「自动编号」时也会乱七八糟,所以遵守正确的格式来打文件,可以让你使用更多、更快速的功能来帮你管理文件。
    二、没有使用缩排
      第一行的段落用二个空白键来缩排文字是一个很不好的习惯,当你想每一行都自动的帮你空两个字时,你最好乖乖的使用「缩排」的功能。


      你可以透过两个方式来使用「缩排」的功能,
    一、使用工具列上的「格式(O)\段落(P)」,在「缩排与行距(I)」页签里就可以做「缩排」的设定。
    二、直接用滑鼠拖曳尺规上的「首行缩排」、「首行凸排」、「左边缩排」及「右边缩排」。


    三、没有用换行符号
      很多人为了要换页会打一连串的Enter键,直到下一个段落的位置到达下一页的位置,如下图:
     使用这种方式的缺点就是只要换到下一页的段落之前新增了一行,之前打的一堆Enter就会被推到下一页去,所以每次你新增了文字,你就要一直的删除这些多出来的Enter符号。
      所以这种情况应该是要插入一个「分页符号」才是最正确的,插入「分页符号」的方法,从工具列上的「插入(O) \ 分隔设定(B)」,然后「分隔设定类型」选择「分页符号(P)」。
     使用这种方式的缺点就是只要换到下一页的段落之前新增了一行,之前打的一堆Enter就会被推到下一页去,所以每次你新增了文字,你就要一直的删除这些多出来的Enter符号。
      所以这种情况应该是要插入一个「分页符号」才是最正确的,插入「分页符号」的方法,从工具列上的「插入(O) \ 分隔设定(B)」,然后「分隔设定类型」选择「分页符号(P)」。
    五、编号自己打
      在出考卷时没使用自动编号的话是恶梦一场,打好后若是要调整题目的前后顺序,包准调死你。我猜想没有使用的人应该是使用了之后题号会乱标吧! 至于题号会乱标的问题,就是我在第一点所说到的Enter与Shift+Enter的问题。