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    最实用电脑基础知识,看了不后悔(六)Excel工作表的功能

    点击:   发布日期:2012-11-21

    本文来自 www.020fix.com
    Excel和Word一样,作为微软Office家族的重要组件之一,是功能非常强大的电子表软件,兼具表格、图表、图形、数据库等多重功能。下面讲的是Excel 2003.
      它的基本功能有:对数据进行整理、计算、统计与分析。小到可以充当计算器,记算个人收支情况等;大到可以进行专业的科学统计运算,通过对大量数据的计算分 析,制定单位的财务预决算等等。但一般人由于学习的深度不够,只是把Excel当作绘制表格的工具,这里讲的就是工作表的制作,顺带提了一下图表。

    一、Excel简介

    (一)Excel的工作窗口

    下图是打开的Excel 2003窗口



    1、 标题栏 :这里显示Excel名称及当前工作薄名称;

    2、菜单栏:与Word大同小异;

    3、工具栏:与Word差不多,可以将工具栏拖动放到上、下、左、右;下图的工具栏是被拖动到右边



    4、编辑栏:在单元格中输入数据或公式后,将在这里显示输入的内容。在这里可以对输入数据或公式进行编辑;
    5、列标头:从A开始用字母作为列号,单击列标头可以选中整列。

    6、行标头:从1开始用数字作为行号,单击行标头可选中整行的单元格。用列标头和行标头就可以确定一个单元格,如A4,代表第A列,第4行那个单元格,其余依次类推。

    7、活动单元格:代表当前被选中的单元格。

    8、滚动条:用滚动条可以使工作表上下左右进行滚动。

    9
    、页标:每个页标代表工作薄中不同的工作表,每个工作表的名称都显示在页标上,页标用于翻页,单击可使该页成为当前页;

    ( 二)新建和打开Excel文档

    新建是新建立一个Excel文档,打开是打开已有的文档。新建Excel文档有多种方法。

    1、双击桌面上的Excel图标

    2、用开始菜单新建文档:

    点击“开始”菜单的所有程序,找到Excel


    3、桌面右键新建文档:

    在桌面空白区域右键单击,选择 “新建”子菜单 “Microsoft Excel 工作表”,如下图



    在桌面上出现了一个新的Excel工作表图标(用这个方法也能新建Word文档),双击这个文件图标就可以打开它进行编辑了。如下图



    (三)保存Excel文档

    Excel文档的保存与Word没有什么两样,这里就不讲了。

    (四)关闭Excel文档

    也与Word没什么两样。

    (五)退出Excel
    与Word相同。

    (六)单元格的激活:

    这是Word中没有的。单击单元格,就激活了该单元格,使它成为活动单元格,也就是选定了这个单元格。



    活动单元格有一个黑框,可以直接输入数据或公式,执行复制、粘贴等命令;而双击单元格是编辑它,可以在内部修改数据或公式。

    (七)区域选定:

    除选定单元格与Word表格不同外 ,选定其他区域与Word基本相同



    (八)输入位置的移动

    一个单元格输入结束,按回车自动进入同一列的下一行,也可直接用鼠标点击某单元格或用上下左右键进行移动。
    二、Excel操作实例(以工资表为例)

    打开Excel新建一张工作表。

    (一)输入栏目名称和原始数据

    1、活动单元格直接输入

    首先不管工作表的标题、日期等附加信息和表格线,直接在第一行的活动单元格中输入栏目名称:职工编号、姓名等,在单元格中输入原始数据,也可以在激活单元格后,直接在编辑栏输入。



    表中的合计空着,最后输入公式,让电脑按公式计算。

    2、在单元格中折行输入:

    要使职工编号变成2行,就要在一个单元格中输入2行,可以按住Alt键的同时点击回车键就可折行输入第二行字了;如果直接点击回车,它会自动激活下一个单元格。

    3、Excel的自动填充功能

    在Excel电子表中,有时要输入很多有规律的数据,比如职工编号1-15,或者是2、4、6、8、10等,可以使用Excel的自动填充功能来快速输入,而不用一个一个地输入。自动填充功能是Excel的一大特色。

    Excel中的“填充柄”就是活动单元格右下方的黑色方块,你可以用鼠标拖动它进行自动填充。

    如果在你的Excel工作表中没有显示填充柄,可以点击“工具/选项”命令,在弹出的窗口中点击显示“编辑”对话框,选择“单元格拖放功能”和“显示粘贴选项按纽“(如图)。


      (1)输入1-10
    在单元格职工编号列中输入“1”,将鼠标指向填充柄,鼠标变成一个黑色的十字,按住鼠标左键,向下拖动鼠标,它会在右边自动显示出连贯的数据,到出现10时松开鼠标,就自动在这一列各行中输入了2-10的数据,而不用一个一个地输入了。

    (2)输入日期

    在单元格中输入“1月1日”,按上面的方法拖动填充柄,到需要的位置松开鼠标,填充的是1月2日到1月7日(这是默认的以序列方式填充)



    如果在弹出的“自动填充选项”菜单中选择“以月填充”,  就会看到填充的是“2月1日、3月1日……”

     

    (3)输入等比数列

    如要输入2、4、6、8等有规律的数据,一种方法是输入2后,执行“编辑/填充/序列…”命令,出现序列对话框



    在序列对话框中设置“序列产生在”为“列”,“类型”为“等比序列”,“步长值”为“2”,单击“确定”就输入了对应的等比序列数值了。



    方法二是先在两行中输入2和4,然后选定2和4这两行,拖动黑色十字形,就能输入成功了。

     

    (4)单元格的复制

    顺便说一下,如果在弹出的“自动填充选项”菜单中选择“复制单元格”,出现的就是单元格的粘贴结果,输入各行的数值是一样的。



    复制单元格方法二:

    如果在活动单元格中输入星期一,单元格复制后不是从右下角“+”形处拖动,而是在空心十字形(下面左图)时拖动后右键粘贴,就会在所有选定的单元格中全部粘贴上星期一。

           
    如果在出现双箭头时拖动,就是移动单元格了;

    (5)自定义填充功能

      Excel还提供了自定义填充功能,我们可以根据自己的需要来自定义填充内容。

      执行“工具/选项”命令,在弹出的对话框中选择“自定义序列”,出现“自定义序列”界面


    在“输入序列”编辑框中输入新的序列,单击“添加”按钮,“确定”就生成了你的自定义序列。
    (二)修改工作表

    1、插入和删除单元格:

    如果发现漏填了一格,张三的数据就变成李四的了,这是常有的事,可以在插入的位置上选定一个或拖动选定多个单元格,右键插入,调出插入菜单



    根据插入位置选择一项,然后在新插入的单元格中输入漏填的数据,Excel会对所有数据自动进行调整,这就是电子表的强大功能,Word表格就办不到了。

    如果是删除,则用相同方法调出删除菜单对话框



    也根据要删除的位置选择一项,Excel也会自动进行调整。

    单元格的插入和删除有可能造成其他单元公式的变化,有时需要对公式作相应的修改,所以应在计算前进行。

    2、插入行:

    如果表格制作好了,发现漏填了一个人,需要增加一行。计划在某行上面插入几行(比如是2行),就连同该行一起往下选定2行,右键插入,就会在该行的上面插入行,选定几行就会插入几行,然后在新插入的行中填写。

    3、插入列:

    如果想在表格中增加某个项目,比如这个月增加了一项补发工资,需要插入一列。与插入行的方法一样,也是选定几列右键插入几列,新插入的列在选定列的左边。

    4、删除行或列

    用与插入相同的方法选择右键删除行或列

    5、单元格的合并居中——输入标题

    工资表的标题和日期还没有输入,可以选定1-2两行,右键插入,就在上面插入了两行空白行,用来输入标题和日期。

    选定插入的第一行的所有有数据的列,然后点击单元格合并居中按纽,在居中后的第一行中输入“林业局二○○七年十二月工资表”,设置好字体、字号,就成了工资表的标题,标题的字号要大一点;

    6、输入日期和时间

    在插入的第二行中输入日期和时间,位置调整到右边,日期的字号不要大于正文。

    7、改变行高、列宽

    行高会随着文字的大小、多少自动调整(列宽不会自动调整),但不一定符合我们的要求,如标题栏的文字一般都要大一点,行高也要大一点。按住左键拖动该行标头的下边界就可改变行高。



    按住左键拖动列标头中该列右边界就可改变列宽,



    如果想将多行(或多列)调整为相同的高(宽),可以首先选定需要调整的所有行(或所有列),然后只要调整其中的一行(或一列),所有 的行(列)都会随之调整为同样的高度(宽度),这是Word表格办不到的。

    8、相同表格头的设置

    有 时同样的表格因为内容多,需要输入多页,比如工资表,各页只是数据不同,表格的行表头和列表头都是一样的,可以通过页面设置对话框对表格头进行设置,而不 用一页一页地编辑。点击页面设置\工作表,在顶端标题行中输入1:3(表示从第1页-第3页),确定后再打开页面设置,它会自动变成$1:$3,


    如果标题栏不止一行,可以点击右边有红色箭头的地方,出现下图的虚线框,调整虚线的位置就可将所有的统一标题选定。


    9、单元格格式

    点击格式\单元格,打开单元格格式对话框,在其中可以进行很多有用的设置


    ⑴数字选项:有常规(上图)、数值


    日期



    在特殊选项中可以添加邮政编码



    ⑵对齐选项:可以设置文本的水平对齐、垂直对齐、合并单元格等,



    如果选择右边的竖排文本(上图),确定后,在选定的区域中,就变成了文本竖排,未选定的部分仍然是横排(下图)



    ⑶字体选项:可以设置字体、字号、色等



    ⑷图案选项:可以设置使用色、图案或色+图案




     
    (左边是选择单元格色,下图是选择色+图案)




     
    (左边是在工作表中的显示)

    ⑸边框选项:可以设置边框的有无、粗细、样式、色等



    添加边框也可以选取工作表的一部分或整个工作表,再点击边框按纽,就给该区域添加了边框;

    下面单独讲一下用边框制作斜线表头

    选定表头单元格,右键单击“设置单元格格式”,打开单元格格式对话框,在边框中选择斜线,确定



    在单元格中就出现了斜线表头



    首先双击输入列的项目名称“工资项目”,然后按住Alt键回车折行输入行的项目名称“职工编号”,适当调整字体大小和列宽,使表头能放下所有文字


    (三)输入公式

    经过以上输入和修改,工资表已经基本成形,但还有合计数没有计算。

    1、公式计算:

    请看李敏的应发合计栏H2应当=C2+D2+E2+F2+G2,在Excel中输入公式都是以“=”号开头,因此只要在H2单元格或上面的公式栏输入“=C2+D2+E2+F2+G2”的公式,然后按回车键,计算机就会自动算出应发的合计数是1896.5元。



    2、公式的复制:

    其他职工的应发合计与李敏的一样,只要把上面的公式拷贝到相应位置,Excel会自动进行计算,不需要一个一个输入公式。



    复制公式的方法有:

    ①选定已计算的单元格,右键复制,然后选定需要求和的所有单元格,按回车键或右键粘贴,就会自动出现计算的结果;

    ②直接点击复制、粘贴按纽;

    ③填充操作:这在“自动填充功能”一节中已经讲过。选定已计算的单元格,将鼠标移到活动单元格右下角,出现一个小黑方块(填充柄),



    指针变成实心十字形,



    按住左键拖动到目标最后单元格,



    松开鼠标就完成了公式的拷贝。



    (四)函数

    如果行数太多,输入公式很烦琐,可以用求和函数来计算。

    函数公式:

    求和函数=SUM(比如G2:G11),求平均数函数=AVERAGE(比如E2:E5),与Word表格的计算函数是一样的。

    上面的计算用点击求和工具按纽更方便,点击求和按纽后回车,也可得到相同结果。



    点击求和工具右边的小三角,出现求和、平均值等下拉式菜单


    选定要计算的区域(可以是一个活动单元格或选定一个区域),如果选定一个活动单元格点击求和工具,会出现一个虚线框,表示计算的范围(如果虚线与计算范围不一致,可以调整),在该单元格中出现求和的函数=SUM(C3:G3),回车就出现计算结果



    如果选定的是一个多格的区域,点击求和工具后,就会自动出现所有的计算结果



    用同样的方法计算出扣款合计。
    (五)实发工资的计算—求差

    用输入公式的方法计算。单击李敏的实发栏使之成为活动单元格,输入“=H2-K2”(应发合计-扣款合计),



    回车,计算结果就出来了,



    然后按上法拷贝公式,

     

    所有职工的工资表都计算出来了。




    (六)插入页码



    Excel
    工作表插入页码是用页脚来实现的,点击视图\页眉和页脚,在页眉/页脚对话框中设置页眉无,页脚1,


    在预览中就会看到从第1页往后都显示出页码

    (七)工作表的页面调整与打印

    1、打印预览与页面设置

    打印前首先点击打印预览按纽预览一下



    看到了吗?工作表一般都是横表,右边还有好几列没有显示出来。需要点击文件,调出页面设置对话框,将页面设为横向



    再预览一下,一张完整的表格显示出来了。



    2、Excel的页面大小

    在Word页面上,一张表格的大小一目了然,Excel电子表有200多列,60000多行,你设计的工作表只不过是其中很小的一部分。怎样使你设计的表格正好是一张纸的大小呢?可以通过打印预览来调整。

    Excel的 预览与Word不一样,Word预览无论你是否安装打印机,只要点击工具栏的打印预览按纽就可打开预览对话框,而Excel的打印预览(包括页面设置), 只有在安装了至少一个打印机驱动程序后才能使用。在安装了打印机驱动后点击工具栏打印预览按纽,在打印预览的页边距对话框中调整页边距(下图)



    关闭后就会在Excel页面上显现出一个虚线的页面大小界线,叫做分页符,其实这个虚线的界线已经预留了默认的页边距,只是必须在预览中才能看到吧了。








    按照页面显示的虚线大小调整表格中的行、列高、宽,使页面正好与虚线重叠,再预览一下,准确无误后就可以打印了。

    也可以点击工具\选项,打开选项对话框,勾选“自动分页符”来显示分页符



    3、工作表的打印:

    工作表的打印与其他文档一样,也可以从文件\打印和直接点击打印按纽来进行打印。
    三、工作表转换为图表

    很多场合需要将产量、产值等做成图板展示,这就要用到图表。Excel的图表功能也很强大,这里只简单介绍一下怎样用制作好的工作表转换成图表。

    1、选定转换区域

    选定工作表中需要转换的区域(也可以在后面选定)



    2、打开图表向导对话框

    ⑴点击插入\图表,打开图表向导对话框,选择图表类型,点击下一步



    ⑵选择数据区域,这时在工作表中会出现一个虚线框,表示选择的区域



    ⑶输入图表标题,进行相关设置



    ⑷选择图表插入位置是作为新工作表插入,还是作为工作表中的对象插入



    下图是作为新工作表插入(名为Chart1)



    ⑸调整图表标题的字体及大小


    一张很漂亮的图表就做好了。

    摘自:
    OK之家-网易博客 作者:张宇炳